Términos y Condiciones

Última actualización: 21 de junio de 2026 · Versión 2.1

Descripción del servicio

UBICORE es una plataforma SaaS de gestión y rastreo de empleados que incluye:

• Rastreo GPS en tiempo real de operarios en campo.
• Registro de asistencia por geofencing, PIN y verificación fotográfica en modo kiosco.
• Gestión de tareas con asignación, seguimiento, checklists y evidencia fotográfica.
• Gestión de rutas con puntos de control, horarios obligatorios, orden de visita y geofencing automático por punto.
• Seguimiento de recorridos con mapa comparativo y reporte de puntualidad por punto.
• Firma digital al completar rutas como constancia de ejecución.
• Chat interno entre empleados y supervisores.
• Informes de productividad, puntualidad, asistencia y cumplimiento de rutas.
• Panel web para visualización remota (acceso sujeto a licencia activa).
• Sistema de roles y permisos para supervisores.

Herramienta de monitoreo — Divulgación obligatoria

El empleador es responsable de:

• Informar a todos los empleados que serán monitoreados antes de instalar la app.
• Obtener el consentimiento expreso de cada empleado antes de activar el rastreo.
• Informar a los empleados sobre la captura de fotografías en modo kiosco y la firma digital.
• Registrar únicamente a personas que hayan dado su consentimiento.
• Cumplir con las leyes laborales y de privacidad de su país.
• Usar el rastreo exclusivamente durante horario laboral.

Naturaleza del contrato — SaaS B2B

UBICORE es un servicio B2B (empresa a empresa). El contrato se establece entre Core Solutions y la empresa cliente (empleador). Los empleados y supervisores son usuarios finales del servicio bajo la responsabilidad de la empresa cliente.

El empleador, al registrarse y usar UBICORE:

• Actúa como responsable del tratamiento de los datos de sus empleados.
• Acepta la responsabilidad de obtener los consentimientos necesarios de sus empleados.
• Acepta que Core Solutions actúa como encargado del tratamiento, procesando datos bajo sus instrucciones.
• Garantiza que el uso de la plataforma cumple con la legislación laboral y de privacidad aplicable en su jurisdicción.

Registro y cuentas

Para usar UBICORE, la empresa debe registrarse con datos verídicos. El administrador (jefe) es responsable de mantener la confidencialidad de las credenciales de acceso y de la correcta administración de los perfiles de sus empleados.

Período de prueba, planes y facturación

UBICORE ofrece un período de prueba gratuito de 21 días con acceso completo a todas las funciones. No se requiere tarjeta de crédito para iniciar el período de prueba.

Los precios pueden cambiar con previo aviso de 30 días. Las suscripciones se renuevan automáticamente hasta ser canceladas. Los cargos de suscripción son gestionados por Google Play Store y están sujetos a sus propias políticas de reembolso.

Uso aceptable y prohibiciones

Al usar UBICORE te comprometes a NO:

• Usar el servicio para rastrear personas sin su consentimiento expreso e informado.
• Instalar la app en dispositivos de personas sin su conocimiento.
• Registrar menores de 18 años como empleados en la plataforma.
• Intentar acceder a datos de otras empresas o vulnerar la seguridad del sistema.
• Usar los datos de ubicación para finalidades distintas a la gestión laboral (persecución, acoso, vigilancia extralaboral).
• Usar la plataforma para actividades ilegales, discriminatorias o que violen derechos fundamentales.
• Intentar realizar ingeniería inversa, descompilar o modificar la aplicación.
• Revender o redistribuir el servicio sin autorización escrita de Core Solutions.
• Cargar contenido ilegal, ofensivo o que viole derechos de terceros.
• Usar el modo kiosco o la captura de fotografías para identificar personas sin su conocimiento.
• Exportar o compartir datos de empleados con terceros no autorizados.

Propiedad de los datos

Los datos de tu empresa (empleados, asistencias, tareas, ubicaciones, rutas, recorridos, fotografías y firmas digitales) son de propiedad de la empresa cliente. UBICORE actúa como procesador de datos bajo las instrucciones del empleador.

UBICORE no vende, comparte ni analiza los datos de los clientes con fines comerciales propios.

Fotografías, firma digital y datos biométricos

UBICORE captura y almacena los siguientes tipos de datos sensibles en nombre del empleador:

• Fotografía de verificación en modo kiosco: Capturada para verificar la identidad del empleado al registrar asistencia. El empleador es responsable de informar previamente al empleado sobre esta captura.
• Fotografía de perfil: Imagen identificativa del empleado, subida por el administrador o el propio empleado.
• Fotografía de evidencia de tarea: Capturada como comprobante de ejecución de tareas asignadas.
• Firma digital: Imagen de firma manuscrita capturada al completar rutas que lo requieran. Constituye un dato de carácter biométrico.

Retención y eliminación de datos

Los datos de ubicación (ruta del día) se conservan por 7 días. Los registros de asistencia y tareas se conservan mientras la cuenta esté activa.

Panel web y bloqueo por licencia

El panel web (ubicore2026.web.app) está disponible para jefes y supervisores con licencia activa. Al vencer la licencia:

• El acceso al panel web se bloquea automáticamente.
• Los datos siguen siendo accesibles desde la aplicación móvil durante el período de gracia de 3 días.
• Tras el período de gracia, el acceso completo queda suspendido hasta la renovación.
• Los datos se conservan por 90 días adicionales para exportación antes de la eliminación definitiva.

Disponibilidad del servicio y dependencia de terceros

UBICORE se esfuerza por mantener una alta disponibilidad del servicio. Sin embargo, la plataforma depende de servicios de terceros sobre los cuales no tenemos control directo, incluyendo:

• Google Firebase / Firestore: Base de datos y sincronización en la nube.
• Google Firebase Storage: Almacenamiento de fotografías y firmas digitales.
• Google Play Store: Distribución de la aplicación y gestión de suscripciones.
• Google Maps / OpenStreetMap: Servicios de mapas y geolocalización.
• Brevo (Sendinblue): Servicio de envío de correos electrónicos.
• Google Cloud Platform: Infraestructura de servidores y almacenamiento.
• Redes móviles y proveedores de internet: Conectividad del dispositivo.
• GPS del dispositivo: Precisión de ubicación dependiente del hardware.

Limitación de responsabilidad

En la máxima medida permitida por la ley aplicable, Core Solutions, sus fundadores, empleados, proveedores y socios no se hacen responsables por:

• Decisiones laborales, disciplinarias o legales tomadas con base en los datos de la plataforma.
• Pérdidas de datos causadas por fallas del dispositivo, del sistema operativo o de la conexión a internet.
• Inexactitudes del GPS causadas por el dispositivo, condiciones ambientales, edificios u otras interferencias físicas.
• Daños directos, indirectos, incidentales, especiales, consecuentes o punitivos derivados del uso o imposibilidad de uso del servicio.
• Pérdidas económicas, lucro cesante o daño a la reputación derivados del uso del servicio.
• Errores en la verificación de identidad mediante fotografía en modo kiosco.
• Inexactitudes en la detección de llegada a puntos de ruta por geofencing.
• Pérdida de fotografías o firmas digitales por vencimiento del período de retención o fallas técnicas.
• Uso indebido de la plataforma por parte del empleador o de terceros con acceso autorizado.
• Cambios en las políticas de Google Play Store que afecten la disponibilidad o funcionamiento de la app.
• Actualizaciones del sistema operativo Android que afecten el funcionamiento de la app.
• Pérdida o robo del dispositivo donde se encuentra instalada la app.
• Vulnerabilidades de seguridad en servicios de terceros utilizados por la plataforma.
• Bloqueo del servicio derivado del vencimiento de la licencia o del período de prueba.

Exactitud del GPS y limitaciones técnicas

Exención de responsabilidad laboral

Cumplimiento legal por parte del empleador

Es responsabilidad exclusiva del empleador:

• Verificar que el uso de UBICORE cumple con la legislación laboral de su país.
• Obtener los consentimientos necesarios de los empleados según la ley local, incluyendo para el rastreo GPS, captura de fotografías y firma digital.
• Cumplir con normativas de protección de datos como GDPR (Europa), Ley 1581 de 2012 (Colombia), LGPD (Brasil) u otras aplicables.
• Notificar a los empleados sobre el monitoreo según lo exija la ley local.
• Consultar con asesores legales antes de implementar el rastreo en jurisdicciones con regulaciones estrictas.

Modificaciones al servicio

Cancelación y terminación

Puedes cancelar tu suscripción en cualquier momento desde Google Play Store. Al cancelar:

• Tendrás acceso hasta el final del período pagado.
• Tus datos (incluyendo fotografías y firmas digitales) se conservarán por 90 días para que puedas exportarlos.
• Después de 90 días los datos se eliminarán permanentemente.
• El panel web se bloqueará al vencer la licencia.

Core Solutions puede terminar tu cuenta si incumples estos términos, especialmente en casos de uso sin consentimiento del empleado, con o sin previo aviso según la gravedad del incumplimiento.

Indemnización

El usuario acepta indemnizar, defender y mantener indemne a Core Solutions, sus fundadores, empleados y socios frente a cualquier reclamación, daño, pérdida, costo o gasto (incluyendo honorarios legales razonables) que surjan de:

• El uso del servicio en violación de estos términos.
• El incumplimiento de leyes laborales o de privacidad aplicables.
• El uso indebido de los datos, fotografías o firmas digitales de los empleados.
• Reclamaciones de empleados por monitoreo sin consentimiento.
• Reclamaciones de terceros relacionadas con el uso del servicio por parte del usuario.

Modificaciones a estos términos

Podemos actualizar estos términos. Te notificaremos con al menos 15 días de anticipación para cambios importantes a través de la aplicación. El uso continuo del servicio después de los cambios implica su aceptación.

Ley aplicable y jurisdicción

Estos términos se rigen por las leyes de la República de Colombia. Para disputas, las partes acuerdan intentar una resolución amistosa antes de acudir a instancias legales. En caso de litigio, las partes se someten a la jurisdicción de los tribunales competentes de la ciudad de Bucaramanga, Colombia.